Nutzungshinweise für externe Teilnehmer

1. Datenschutzbestimmungen der DWA

Folgende Datenschutzrichtlinien gemäß des BSI, werden von der DWA eingehalten:

• Benutzeranleitungen / Sicherheitskonzept für die Mitarbeitenden zum Nachlesen frei verfügbar
• Es ist gegeben, dass Audio- und Videosignale initial aktiviert / deaktiviert werden können
• Es ist gegeben, dass Teilnehmende die Möglichkeit haben sich die in der Videokonferenz befindlichen Teilnehmenden anzeigen zu lassen. Zudem wird signalisiert, wenn Teilnehmende das Meeting betreten oder verlassen
• Aufzeichnungen werden den Teilnehmenden signalisiert
• Zu teilende Bildschirme können in verschiedene Anwendungen separiert werden
• Chats können zentral für alle Teilnehmenden deaktiviert werden
• Daten des Videokonferenzanbieters werden auf europäischen Servern gespeichert und verarbeitet
• Es wird gewährleistet, dass die zu nutzende Software aufgrund von Sicherheitsaspekten und Funktionalität regelmäßig aktualisiert wird

Mitarbeitende (Hosts) unserer Organisation sind umfassend auf den Videokonferenzdienst geschult. Es wird sichergestellt, dass ausschließlich Berechtigte einen Einladungslink erhalten. Zum Ende einer Videokonferenz, wird diese fachgerecht für alle beendet.

Bei technischen Problemen oder Anliegen, melden Sie sich bei Ihrem Ansprechpartner (Host).

1.1 Microsoft Teams

Der folgende Ausschnitt stammt ausschließlich von Microsoft und stellt keine Datenschutzbedingungen der DWA dar!

Das sind unsere Datenschutzverpflichtungen:

• Ihre Daten in Teams werden niemals zu Werbezwecken verwendet
• Wir verfolgen weder die Aktivitäten in einem Teams Meeting noch die Aufmerksamkeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer
• Kundendaten werden nach der Kündigung oder dem Ablauf ihres Abonnements gelöscht
• Wir ergreifen strenge Maßnahmen, um sicherzustellen, dass niemand Unbefugtes auf Daten zugreifen kann. Deshalb legen wir u.a. auch klar fest, ob und wie wir Datenanfragen der Regierung beantworten.
• Kundinnen und Kunden können jederzeit und aus jedem Grund auf ihre eigenen Kundendaten zugreifen.
• Wir bieten regelmäßige Transparenzberichte über den Transparency Hub an, in denen wir detailliert darlegen, wie wir auf Datenanfragen Dritter reagiert haben.

Weitere Infos auf: https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/

Teilnahme an einer Besprechung

Es ist nicht notwendig sich bei Microsoft zu registrieren oder eine Lizenz für Microsoft Teams zu erwerben. Sie können ohne Probleme als „Gast“ an jeglichen Besprechungen teilnehmen.

1. Nach einer Einladung per Mail, öffnen Sie den dort stehenden Teilnahmelink.
2. Anschließend öffnet sich in Ihrem Internetbrowser ein Fenster. Mit einem Klick auf „Stattdessen im Web teilnehmen“, können Sie der Besprechung ohne Probleme als Gast ohne Anmeldung teilnehmen. Natürlich können Sie auch wahlweise die Windows-App herunterladen oder wenn Sie diese schon haben, „Microsoft Teams öffnen“.

Bei weiteren Rückfragen sprechen Sie Ihren Organisator oder Mitarbeitenden der DWA an.

1.2 Zoom

Der folgende Ausschnitt stammt ausschließlich von Zoom und stellt keine Datenschutzbedingungen der DWA dar!

Genauere Informationen erhalten Sie unter dem folgenden Link: https://explore.zoom.us/de/privacy/

Teilnahme an einer Besprechung

Es ist nicht notwendig sich bei Zoom zu registrieren oder eine Lizenz für Zoom zu erwerben. Sie können ohne Probleme als „Gast“ an jeglichen Besprechungen teilnehmen.

Im Folgenden sehen Sie, wie Sie einem Meeting beitreten können, ohne die Zoom-App her-unterladen zu müssen. (Falls vorhanden, können Sie diese selbstverständlich nutzen)

1. Nach einer Einladung per Mail, öffnen Sie den dort stehenden Teilnahmelink.
2. Anschließend öffnet sich in Ihrem Internetbrowser ein Fenster. Mit einem Klick auf

„Meeting eröffnen“, anschließend auf „Abbrechen“, taucht ein neues Feld auf. Unter dem Punkt „Haben Sie Probleme mit Zoom Client?“ können Sie auf „Mit Ihrem Browser teilnehmen“ klicken.

Natürlich können Sie auch wahlweise den Client von Zoom herunterladen oder wenn Sie diesen schon haben, auf „Zoom Meetings öffnen“ klicken.

Bei weiteren Rückfragen sprechen Sie Ihren Organisator oder Mitarbeitenden der DWA an.